banner1 (4)   banner2 Corregido banner3 (5)banner4 Corregido   banner-5        

codigo_etica_gobierno_corporativo_vaits

Imagen19                                              logo-fondo-banco

 

CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO CORPORATIVO DE VALUE ADDED INFORMATION TECHNOLOGIES SOLUTIONS S.A.S.

– VAITS S.A.S. –

 

Versión 1.0

Diciembre 29, 2015

 

Por la decisión voluntaria, autónoma e independiente de la Asamblea General de Accionistas de la sociedad VALUE ADDED INFORMATION TECHNOLOGIES SOLUTIONS S.A.S. – VAITS S.A.S. – (en adelante la “Sociedad” o “VAITS”) y en cumplimiento de las decisiones colectivas de los accionistas de la sociedad, se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo (en adelante el “Código”).

TITULO PRIMERO: DISPOSICIONES GENERALES

– Objetivo del Código de Buen Gobierno

El objetivo del presente código es estructurar y recoger en un sólo documento los principios éticos, normas y políticas generales de buen gobierno de VAITS, con el fin de orientar las actuaciones de la Sociedad y de todos los entes vinculados a ella, preservar y mantener la integridad y la ética empresarial, asegurar la adecuada administración de sus asuntos y el respeto de sus accionistas y administradores.

– Ámbito de aplicación

Todas las actuaciones de los administradores, gerentes, directores, empleados, contratistas, proveedores y accionistas de VAITS, deberán estar enmarcadas dentro de las disposiciones de este Código, para que el Gobierno de la Sociedad pueda desarrollar su actividad empresarial dentro de principios éticos y de buen manejo societario.

1.3       Interpretación

Todos los administradores, gerentes, directores, empleados, contratistas, proveedores y accionistas de VAITS, son destinatarios del presente Código, por lo tanto deberán cumplir con las disposiciones establecidas en el mismo y el espíritu y objetivo de sus principios y políticas como modelo de actuación, así como las normas complementarias de Buen Gobierno y Ética que de manera voluntaria adopte VAITS.

En caso de duda en la aplicación de las presentes disposiciones, se deberá consultar a la Asamblea General de Accionistas, con el fin de que se pueda dar claridad y orientación sobre el alcance de las disposiciones.

En los casos en que se encuentren vacíos, contradicciones o sea necesaria la incorporación de alguna disposición especial que dé claridad sobre aspectos del presente Código, ello se pondrá en conocimiento de la Asamblea General de accionistas, con el fin de proceder a su evaluación y adoptar las soluciones a que haya lugar.

1.4       Modificaciones y adiciones

El Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo es un documento dinámico y complementario a los estatutos de la Sociedad. La creación, modificación y derogatoria de las disposiciones relacionadas con este Código, será competencia de la Asamblea General de Accionistas de VAITS.

TITULO SEGUNDO: IDENTIFICACIÓN DE LA SOCIEDAD

2.1. Naturaleza

VAITS es una sociedad comercial de carácter privado, domiciliada en la ciudad de Bogotá, D.C., dedicada a proveer soluciones de Tecnología Informática y Comunicaciones (TIC).

2.2. Objeto Social

VAITS tiene como objeto social la realización de cualquier actividad civil o comercial lícita. No obstante lo anterior, la Sociedad podrá realizar las siguientes actividades:

a) Producir, comercializar, comprar, vender, importar, exportar productos de Hardware y/o Software y/o servicios relacionados con el manejo, procesamiento, almacenamiento, administración y/o gestión de datos, información digital o en medios magnéticos o físicos, sistemas de información, aplicaciones, bases de datos y sistemas de información en general para empresas de todo tipo y/o individuos.

b) Comercializar tecnologías de cómputo, almacenamiento, redes y virtualización.

c) Prestar los servicios de implementación, soporte, gestión y de consultoría asociados a las tecnologías que comercializa.

d) Vender y/o licenciar hardware y software de infraestructura de TI requerida para la puesta en funcionamiento de las soluciones o invertir en ellas para brindar las soluciones como un modelo de servicio en outsourcing para sus clientes.

e) Desarrollar el software necesario para la integración de plataformas.

f) Comercializar infraestructura de tecnología informática como servicio (XaaS).

g) Arrendar licencias de software de su propiedad y/o de terceros fabricantes de software, cuando el fabricante lo permita, concediendo el uso de las licencias de software a sus clientes.

h) Operar, prestar servicios de mantenimiento y reparación, de entrenamiento y capacitación, de consultoría y servicios profesionales para sus soluciones. Dichos productos y servicios cobijan elementos de hardware como: CPUs, memorias RAM, discos, switches, controladores, equipos de redes y equipos de computación en general y de software como: licenciamiento de programas, desarrollo de programas. Los servicios abarcan la asesoría, consultoría, servicios de instalación, mantenimiento y capacitación, servicios de administración de sistemas, operación y monitoreo, servicios de outsourcing y tercerización, servicios en la nube, y en adición la venta, servicios de arrendamiento, financiación y/o leasing.

En desarrollo de su objeto social la sociedad podrá 1) comprar, vender, adquirir, enajenar a cualquier título toda clase de bienes muebles e inmuebles 2)recibir dinero en préstamo a interés 3)gravar en cualquier forma sus bienes muebles e inmuebles 4) dar en prenda los primeros, hipotecar los segundos, girar, endosar, adquirir, aceptar, cobrar, protestar, pagar o cancelar toda clase de títulos valores y aceptarlos en pago 5) abrir, comprar, vender, arrendar, limitar, y en general, realizar toda clase de actos de administración y disposición de establecimientos de comercio 6) adquirir a cualquier título derecho de propiedad de concesiones, permisos, marcas, dibujos, insignias, patentes, franquicias, representaciones, privilegios y demás bienes y derechos 7) invertir o participar en la constitución de sociedades, 8) hacer donaciones, girar, aceptar, endosar, descontar negociar toda clase de títulos valores y valores monetarios, 9) ejercer la representación de personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras dedicadas a las mismas actividades o aquellas que se relacionen directamente con su objeto social, 10) hacer, sea en su propio nombre, o por cuenta de terceros o en participación con ellos, toda clase de operaciones y ejercer o celebrar toda clase de actos o contratos bien sea civiles, comerciales o financieros que sean necesarios para el logro de los fines que la sociedad persigue y que de manera directa se relacionen con el objeto social, tal como queda determinado, así como invertir el excedente de sus recursos en bonos, acciones u otros valores, 11) En general, la sociedad podrá llevar acabo todas las operaciones, de cualquier naturaleza, relacionadas con el objeto mencionado, así como cualquier actividad similar, conexa o complementaria, o que permitan facilitar o desarrollar el objeto social de la sociedad.

TITULO TERCERO: MARCO DE ACTUACIÓN

3.1. Visión

En el año 2020, comprometidos con la excelencia lograremos ser la mejor opción para ejecutar, acceder, proteger y preservar las aplicaciones y los datos de nuestros clientes:

– Siendo una de las 30 mejores empresas de TI en Colombia.

– Con presencia en las 5 principales ciudades del país.

– Reconocidos como uno de los mejores 100 lugares para trabajar en Colombia.

– Manteniendo el nivel de satisfacción de nuestros clientes superior al 94%.

3.2. Misión

Logramos que las organizaciones accedan de forma ágil y segura a su información desde cualquier lugar.

3.3. Valores y Principios

Las actividades de VAITS, de sus administradores y empleados se regirán por los siguientes principios y valores:

Excelencia:

Responsabilidad, confidencialidad, disciplina, efectividad, eficiencia, organización, puntualidad y perseverancia, caracterizan cada una de nuestras acciones.

Respeto:

Reconocemos que la diversidad nos fortalece y complementa en la permanente búsqueda de la excelencia, valorando a las personas y al entorno. Nos relacionamos con respeto, amabilidad, cordialidad, tratando de entender diferentes puntos de vista y obtener lo mejor de todos.

Compromiso:

Estamos comprometidos con la construcción de relaciones a largo plazo con nuestros clientes, empleados, proveedores y socios de negocios. Sabemos que mantener el foco en nuestros valores y objetivos nos permite contribuir de manera responsable a la sociedad.

Pasión por lo que hacemos:

Nos entregamos con amor y alegría a lo que hacemos conscientes de que esto es el motor que nos permitirá lograr nuestros objetivos.

Integridad:

Nuestras acciones están enmarcadas en la honestidad, lealtad, transparencia, sinceridad y ética, permitiéndonos generar confianza siendo personas coherentes e integras.

3.4 Responsabilidad Social Empresarial

VAITS acoge la siguiente definición de Responsabilidad Social Empresarial del Consejo Empresarial Mundial para el Desarrollo Sostenible (WBCSD, por sus siglas en inglés):

“Es el conjunto de prácticas, principios y valores que implican un compromiso de la empresa en tener un comportamiento ético y contribuir al desarrollo y calidad de vida de sus grupos de interés”.

En virtud de su compromiso social, VAITS establece las siguientes políticas generales de responsabilidad social:

– VAITS enmarca la Responsabilidad Social Empresarial en una clara guía de relacionamiento con sus grupos de interés relevantes, buscando generar confianza recíproca, a través del establecimiento de compromisos con cada grupo de interés, la adopción de prácticas expresadas en programas y proyectos específicos y la implementación de sistemas de seguimiento, verificación y notificación.

– VAITS procurará apoyar aquellos proyectos que sean viables en el tiempo y que sean atendidos por entidades establecidas.

– VAITS publicará anualmente en su página Web los programas de responsabilidad social implementados y el destino de las ayudas otorgadas.

TITULO CUARTO: DE LA SOCIEDAD Y DE SU GOBIERNO

El organigrama general de VAITS es el siguiente:

4.1. Órganos de Dirección

4.1.1. Asamblea General de Accionistas

El órgano superior de dirección de VAITS es la Asamblea General de Accionistas, la cual está integrada por todas las personas naturales o jurídicas que sean titulares de acciones de la Sociedad y se encuentren inscritas en el Libro de Registro de Accionistas, quienes se reunirán en reuniones ordinarias o extraordinarias, conforme a las disposiciones previstas en los Estatutos Sociales y en la Ley.

4.1.1.1. Reuniones y Convocatoria.

La reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas se efectuará anualmente en el curso de los tres (3) primeros meses del año, con el objetivo de examinar la situación de la sociedad, designar a los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la sociedad, considerar las cuentas y el balance del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

La Asamblea General de Accionistas se reunirá en sesión ordinaria una vez al año, dentro de los tres primeros meses del año, por convocatoria del Gerente o por solicitud de un número plural de miembros de la Junta Directiva, del Revisor Fiscal o de uno o varios accionistas suscriptores de ACCIONES TIPO B – ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS que representen por lo menos el veinte por ciento (20%) de las ACCIONES TIPO B – ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS, quienes podrán solicitar al Gerente que convoque a una reunión de la Asamblea General de Accionistas, cuando lo estimen conveniente. Dicha convocatoria deberá realizarse con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles por cualquier medio escrito apropiado, especial pero no exclusivamente, por fax, correo electrónico y/o mensaje de datos.

A falta de convocatoria dentro de los tres (3) primeros meses del año, la Asamblea General de Accionistas se reunirá ordinariamente por derecho propio en las oficinas de la sociedad, el primer día hábil del mes de Abril a las 10:00 a.m. y en ella podrán tomarse decisiones válidas por un número plural de personas cualquiera sea la cantidad de ACCIONES TIPO B – ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS que éste representada o por el accionista único.

Las reuniones extraordinarias se efectuarán cuando las necesidades imprevistas así lo exijan, siendo convocada de la misma forma que para las ordinarias. En éstas reuniones, la Asamblea General de Accionistas no podrá ocuparse de temas no incluidos en el orden del día indicado en el aviso de convocatoria, salvo por decisión del setenta por ciento (70%) o más de las ACCIONES TIPO B ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS representadas en la reunión, y una vez agotado el orden del día.

Cuando sea convocada la Asamblea General de Accionistas en la forma indicada y la reunión no se efectúe por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y resolverá válidamente con el voto de un número plural de los accionistas suscriptores de ACCIONES TIPO B ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS presentes o representados, cualquiera que sea la cantidad de acciones que esté representando o en su defecto el único accionista. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de diez (10) días hábiles ni después de treinta (30) días hábiles contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Sin embargo las reformas estatutarias requerirán de mayoría especial.

En todo caso, la Asamblea General de Accionistas podrá reunirse y decidir válidamente en cualquier tiempo y lugar cuando estén representados la totalidad de los accionistas sin necesidad de convocatoria, a menos que en ellas hayan de aprobarse cuentas y balances generales de fin de ejercicio, pues entonces la convocatoria se hará con la misma anticipación prevista para las ordinarias. Sin perjuicio de lo anterior, los accionistas podrán renunciar tanto al término de la convocatoria, como al derecho de inspección, siguiendo el procedimiento que para el efecto se encuentra regulado en el artículo 21 de la Ley 1258 de 2008.

Podrán además tomarse decisiones mediante comunicación vía fax o mensaje electrónico enviado al Representante Legal de la Sociedad, según lo señalado en los artículos 19, 20 y 21 de la Ley 222 de 1995 siempre y cuando dicha reunión se pueda probar.

Las reuniones se realizan dentro o fuera del domicilio principal de la Sociedad, en el día, a la hora y en el lugar indicado en la convocatoria.

Cuando se den circunstancias extraordinarias que impidan el normal desarrollo de la reunión, los accionistas podrán solicitar la suspensión de la misma durante el tiempo que sea necesario para restablecer las condiciones que permitan su continuación o podrán solicitar posponer la reunión de la asamblea cuantas veces lo decida un número plural de asistentes que reúna por lo menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de las ACCIONES TIPO B ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS representadas en la reunión.

En todo caso, las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días, salvo en los casos en que estén representadas la totalidad de las ACCIONES TIPO B ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS.

Durante el desarrollo del orden del día, los accionistas podrán intervenir en aquellos asuntos que tengan relación con el punto que se está desarrollando en la agenda. Cada accionista que intervenga se identificará dando su nombre. En caso de ser apoderado, el nombre del accionista a quien representa. Cada una de las intervenciones no podrá superar quince (15) minutos.

4.1.1.2. Derecho de Inspección.

Dentro del término de convocatoria previsto para las reuniones ordinarias, los accionistas tienen derecho a inspeccionar los libros y papeles que, conforme a la ley, son objeto de ese derecho. Para tal efecto el Gerente de la sociedad debe disponer de esta información cuando se le solicite y la comunicación de los socios debe ser de manera exclusiva a través del gerente de la sociedad o quién este designe.

4.1.1.3. Quórum.

Constituirán el quórum para deliberar un número plural de accionistas suscriptores de ACCIONES TIPO B ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS que representen, por lo menos, la mitad más uno de las ACCIONES TIPO B ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS en que se divide el capital suscrito de la sociedad, salvo en los casos de reuniones de segunda convocatoria o de reuniones por derecho propio o cuando la ley o los presentes estatutos disponga otra cosa.

En caso de existir un único accionista, las funciones previstas para la Asamblea General de Accionistas serán asumidas por este único accionista, sin tener en cuenta requisito de pluralidad alguno, establecido legalmente o estatutariamente, ajustándose al artículo 38 de la Ley 1258 de 2008.

Sin perjuicio de los casos en que la ley o los estatutos exijan un número mayor de votos, para todos los casos, dispositivos o administrativos, en la Asamblea General de Accionistas se requerirá el voto afirmativo de un número de accionistas que represente el cincuenta por ciento más uno (50% + 1) de las acciones representadas en la respectiva reunión.

4.1.1.3. Funciones y atribuciones.

De acuerdo con lo previsto en los Estatutos Sociales, la Asamblea General de Accionistas, como órgano supremo de la Sociedad tiene las siguientes funciones y atribuciones:

(i) Estudiar y aprobar o improbar las reformas estatutarias.

(ii) Examinar, aprobar o improbar los estados financieros, el informe del revisor fiscal, el presupuesto de la sociedad y las cuentas que deban rendir los administradores anualmente o cuando lo exija la propia Asamblea General de Accionistas.

(iii) Examinar y aprobar o improbar los informes de la Junta Directiva y del Gerente o de cualquiera de los Suplentes, sobre la situación económica y financiera de la sociedad y sobre el estado de los negocios sociales. Si fuere el caso y la ley así lo exigiera, aprobará también las que sean presentadas por el Revisor Fiscal.

(iv) Disponer de las utilidades sociales, de conformidad con la Ley y los estatutos.

(v) Decretar la creación, incremento o disminución de reservas especiales, así como su destinación.

(vi) Elegir y remover libremente a los miembros de la Junta Directiva de la Sociedad y fijarles su remuneración.

(vii) Si fuere el caso y la ley exigiera tener un Revisor Fiscal, también podrá elegirlo y removerlo libremente y podrá fijar su remuneración.

(viii) Designar y remover libremente, en caso de disolución de la sociedad, uno o varios liquidadores y un suplente por cada uno de ellos, fijar su retribución e impartirles las órdenes e instrucciones que demande la liquidación.

(ix) Ordenar las acciones legales que correspondan contra los administradores, funcionarios, directivos o el Revisor Fiscal.

(x) Disponer la colocación de acciones en reserva.

(xi) Autorizar la adquisición de acciones propias, con sujeción a los requisitos establecidos por la ley.

(xii) Decretar la cancelación de las pérdidas, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en la ley y los presentes estatutos para ello.

(xiii) Aprobar la enajenación, gravamen o arrendamiento del conjunto de los establecimientos de comercio de propiedad de la sociedad.

(xiv) Resolver aquellos temas que la Junta Directiva le confiere.

(xv) La adopción de todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos o el interés de la sociedad y las demás que le señalen la ley o éstos estatutos y las que no correspondan a otro órgano social.

4.1.1.4 Obligaciones de los Accionistas.

Los accionistas de la Sociedad aceptan, por la adquisición de sus acciones, acoger y respetar los estatutos y los derechos y deberes contemplados en el Presente Código. Las principales obligaciones de los Accionistas serán las siguientes:

a) Mantener debidamente informada a la Sociedad sobre su dirección actual.

b) En caso de pérdida o extravío de un título de acciones, cuando tales títulos circulen de forma física, el accionista deberá solicitar a la Sociedad la reposición del título, anexando para este efecto la denuncia de pérdida o extravío correspondiente y prestando además las garantías que la Sociedad requiera de acuerdo con lo establecido en los estatutos sociales.

c) El traspaso de las acciones deberá llevarse a cabo conforme a los procedimientos establecidos en los estatutos sociales y en las decisiones colectivas que hayan suscrito los Accionistas.

d) Dar cumplimiento al reglamento establecido para efectos del ejercicio del derecho de inspección.

e) En caso de intervenciones en la reunión de la asamblea, dichas intervenciones deberán ser respetuosas, cortas, oportunas y conducentes para el asunto en discusión, de acuerdo con lo establecido en el presente Código. Esta obligación también recaerá en los apoderados de accionistas.

4.1.2. Órganos de Administración 

Quienes actúen como administradores de la Sociedad, deberán obrar de buena fe con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones deberán estar orientadas a cumplir los intereses de la Sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus accionistas, y dando cumplimiento a los deberes establecidos en la ley y la regulación que les sea aplicable, los estatutos y en el presente Código.

En el cumplimiento de su función, los administradores y ejecutivos de la Alta Gerencia deberán:

a) Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social de la Sociedad.

b) Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias.

c) Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a los diferentes órganos de control de la Sociedad, en especial la Revisoría Fiscal o Auditoría Externa y Auditoría Interna.

d) Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.

e) Abstenerse de participar directamente o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la Sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de interés.

f) Supervisar el cumplimiento y dar aplicación a las disposiciones de Gobierno Corporativo y ética y adoptar los mecanismos necesarios para el fortalecimiento de los mismos.

4.1.2.1 Junta Directiva

La Junta Directiva es el máximo órgano administrativo de VAITS y tiene como función principal la definición de las políticas de gestión y desarrollo de la Sociedad y de los objetivos estratégicos de la misma, así como el seguimiento a todas las acciones que se tomen para lograrlos.

4.1.2.2 Elección

La JUNTA DIRECTIVA estará compuesta por cinco (5) miembros principales y cinco (5) suplentes personales para períodos de dos (2) años, reelegibles de forma automática y removibles por la Asamblea General de Accionistas en cualquier tiempo.

4.1.2.3. Criterios de selección de los miembros de la Junta Directiva

La Asamblea tendrá en cuenta para la elección de los miembros de Junta Directiva, entre otros, los aspectos que se describen a continuación:

a. Principios generales

Los cargos de miembros de Junta Directiva principales y suplentes se deberán elegir con los mismos criterios. En lo posible, se procurará que cada miembro aporte alguna especialidad profesional en consonancia con el negocio de la Sociedad. Cada miembro deberá disponer de tiempo suficiente para cumplir con sus obligaciones.

b. Competencias básicas

Todos los miembros de la Junta Directiva deberán contar con habilidades básicas que les permitan ejercer un adecuado desempeño de sus funciones. Dentro de éstas se encuentran habilidades analíticas y gerenciales, una visión estratégica del negocio, objetividad y capacidad para presentar su punto de vista y habilidad para evaluar la administración de riesgo. Adicionalmente, deberán tener la capacidad de entender y cuestionar la información financiera y propuestas de negocios.

c. Competencias específicas

Además de las competencias básicas, cada miembro de Junta Directiva deberá contar con otras competencias específicas que le permitirán contribuir en una o más dimensiones, por su especial experiencia, conocimientos de la industria, de aspectos financieros o de riesgos, de temas sobre talento humano, de asuntos jurídicos, de temas comerciales o de manejo de crisis.

VAITS procurará de la mejor forma posible que cada uno de los miembros de Junta Directiva tenga conocimiento de los negocios y del entorno general.

d. Condiciones especiales de selección

Para ser elegido miembro de la Junta Directiva se requiere contar con un título universitario y con experiencia profesional acreditada por más de diez (10) años en industrias afines a VAITS.

Cuando un miembro de la Junta Directiva sea nombrado por primera vez, le será puesta a disposición la información suficiente para que pueda tener un conocimiento específico respecto de la Sociedad y del sector en que ésta desarrolla su objeto social, así como aquella información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan del cargo.

4.1.2.4. Remuneración de los miembros de Junta Directiva

La Asamblea General de Accionistas determinará la remuneración de los miembros de la Junta Directiva.

4.1.2.5. Funciones y Atribuciones

En la Junta Directiva se entiende delegado el más amplio mandato para administrar la Sociedad.

En virtud de lo anterior y conforme a lo previsto en los Estatutos Sociales de la Sociedad y las normas vigentes, la Junta Directiva tiene las siguientes funciones y atribuciones:

1. Fijar los reglamentos internos de la sociedad;

2. Cooperar con el Gerente General de la sociedad en la administración y dirección de los negocios sociales, así como delegar en el Gerente General o en cualquier otro empleado las funciones que estime convenientes;

3. Elegir cada dos años al Gerente General de la sociedad quien a su vez será el Representante Legal, y a sus Suplentes;

4. Disponer cuando lo considere oportuno, la formación de comités consultivos o técnicos, integrados por el número de miembros que determine, para que asesoren al Gerente General en determinados asuntos, y sugerir al Gerente General la creación de más empleos que considere necesarios para el buen funcionamiento de la sociedad, señalarles funciones y remuneración, por encima a los que el gerente general este considerando en su plan de negocios.

5. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en unión del Gerente General de la sociedad, el balance de cada ejercicio, y los demás anexos e informes de que trata el artículo cuatrocientos cuarenta y seis (446) del Código de Comercio, y cuando lo estime conveniente proponer a la Asamblea General de Accionistas reformas que juzgue adecuado introducir a los estatutos;

6. Asesorar al Gerente General cuando éste así lo solicite en relación con las acciones judiciales que deban iniciarse o proseguirse;

7. Convocar a la Asamblea General de Accionistas a sesiones extraordinarias siempre que lo crea conveniente o cuando lo solicite un número de accionistas que represente por lo menos la cuarta parte de las acciones suscritas;

8. Dar su voto consultivo cuando la Asamblea General de Accionistas lo pida o cuando lo determinen los estatutos;

9.  Examinar cuando lo tenga a bien, directamente o por medio de una comisión, los libros, cuentas, documentos y caja de la sociedad;

10. Establecer o suprimir sucursales o agencias dentro o fuera del país reglamentar su funcionamiento y fijar en cada oportunidad las facultades y atribuciones de los administradores;

11. Reglamentar la colocación de acciones ordinarias que la sociedad tenga en reserva;

12. Determinar las partidas que se deseen llevar a fondos especiales;

13. Interpretar las disposiciones de los estatutos que dieren lugar a dudas y fijar su sentido mientras se reúna la próxima Asamblea General de Accionistas para someterle la cuestión;

14. Autorizar al Gerente General para celebrar cualquier acto o contrato que tenga una cuantía superior al equivalente a 4.700 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

15. Cuidar del estricto cumplimiento de todas las disposiciones consignadas en los estatutos y de las que se dicten para el buen funcionamiento de la sociedad, y tomar las decisiones necesarias en orden a que la sociedad cumpla sus fines y que no correspondan a la Asamblea o a otro órgano de la Sociedad.

16. Autorizar al Representante Legal de todas las compañías filiales y/o subordinadas (cuando aplique) para celebrar cualquier acto o contrato que tenga una cuantía superior al equivalente a 4.700 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

17. Aprobar la emisión de acciones, incluyendo, pero no limitado a, la elaboración y aprobación del correspondiente Reglamento de Emisión y Colocación y la determinación de los demás términos y condiciones que estimen pertinentes para llevar a cabo la emisión de acciones, y delegar en el representante legal para que éste directamente o por intermedio de apoderado, realice todas las actividades necesarias para la exitosa colocación de las acciones;

18. Adoptará los mecanismos que juzgue convenientes para el manejo, tratamiento y solución de los eventuales conflictos de interés que se presenten, incluido el uso fraudulento de activos de la sociedad y el abuso del derecho dentro de la Sociedad;

19. Ordenar las acciones correspondientes contra los administradores por omisiones o actos perjudiciales en contra de la Sociedad o grupo empresarial;

20. Realizar su autoevaluación de gestión, para ser presentada a la Asamblea General de Accionistas en su Sesión Ordinaria.

4.1.3. Representante Legal de la Sociedad

El Representante Legal de VAITS será el Gerente General, y tiene a su cargo la administración de los negocios sociales de la Sociedad, con sujeción a la ley, a los Estatutos Sociales y a las decisiones adoptadas por la Asamblea General de Accionistas.

4.1.3.1. Elección

El Representante Legal y los demás representantes legales de la Sociedad son elegidos por la Junta Directiva para períodos de dos (2) años, reelegible de forma automática y pueden ser removidos por ella libremente en cualquier tiempo.

Para ser elegido Representante Legal de la Sociedad se requiere tener al menos 10 años de graduado de una carrera universitaria en las áreas de finanzas, administración de empresas, ingeniería de sistemas o industrial, economía y/o afines, o un título en el nivel de maestría en éstas áreas, y una experiencia de por lo menos diez (10) años en la gestión de los negocios afines a la Sociedad.

4.1.3.2. Remuneración del Representante Legal

La remuneración del Representante Legal será establecida por la Junta Directiva.

4.1.3.3. Funciones

El Representante Legal tiene la representación legal de la Sociedad y la facultad de comprometer a la Sociedad en todos los actos y contratos relacionados con su objeto social exclusivo y con las actividades adicionales que ella puede desarrollar, con las limitaciones previstas por la ley y los Estatutos.

El Representante Legal está investido además de funciones ejecutivas y administrativas y como tal, tiene a su cargo la gestión operativa, comercial y financiera, la responsabilidad de la acción administrativa, la coordinación y la supervisión general de la Sociedad, las cuales debe cumplir con arreglo a las normas estatutarias y a las disposiciones legales y con sujeción a las órdenes e instrucciones de la Asamblea General de Accionistas.

Además de las funciones generales antes indicadas, corresponde al Representante Legal:

(i)  Representar a la Sociedad judicial y extrajudicialmente, con facultades para transigir, comprometer y desistir.

(ii)   Asesorar permanentemente a la Junta Directiva en el estudio y la gestión de todos los asuntos y negocios que le someta a su consideración

(iii)   Ejecutar las órdenes, políticas y directrices de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.

(iv)  Nombrar y remover libremente a los empleados de la Sociedad excepto aquellos cuyo nombramiento o remoción dependa de la Junta Directiva o de la Asamblea General de Accionistas y fijar sus funciones y asignaciones.

(v)    Constituir los apoderados judiciales necesarios para la defensa de los intereses sociales.

(vi)   Presentar las cuentas, inventarios y balances a que haya lugar por disposición legal y/o estatutaria.

(vii) Celebrar y ejecutar todos los actos, negocios y contratos comprendidos dentro del objeto social que no requieran de la autorización por parte de la Junta Directiva o de la Asamblea General de Accionistas en caso que ésta no haya designado a la Junta Directiva.

(viii) Someter a la Asamblea General de Accionistas y/o a la Junta Directiva de la Sociedad, todas las iniciativas que considere apropiadas para que la Sociedad cumpla y alcance los fines que se propone.

(ix)   Desarrollar y hacer cumplir los acuerdos y decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.

(x)    Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de la Sociedad.

(xi)   Tomar todas las medidas que reclame la conservación de los bienes sociales, vigilar las actividades de la administración de la Sociedad e impartir las órdenes o instrucciones que exija la buena marcha de la Sociedad.

(xii)   Convocar a la Asamblea General de Accionistas a sus reuniones ordinarias y convocar a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario o conveniente.

(xiii)  Cumplir y hacer cumplir oportunamente todos los requisitos o exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento de las actividades de la Sociedad.

(xiv)   Realizar operaciones del giro ordinarios hasta por 4.700 salarios mínimos legales vigentes.

Limitaciones al Representante Legal y sus suplentes: El Representante Legal y sus suplentes no podrán celebrar actos, negocios y operaciones, cuya cuantía exceda del equivalente en moneda legal colombiana a 4.700 salarios mínimos legales mensuales vigentes. En este sentido para efectos de realizar actos, negocios y operaciones que excedan dicha cuantía deberá existir autorización unánime previa de la Junta Directiva, y en caso que este órgano no se encuentre elegido o no esté operando, se requerirá la autorización previa de la Asamblea de Accionistas.

4.1.3.4. Evaluación

El Representante Legal es evaluado por la Asamblea General de Accionistas con base en los informes que presente a este órgano sobre el desarrollo de su gestión.

4.2. Procedimiento para la selección y gestión del desempeño del personal de la Sociedad.

En desarrollo de sus políticas de gestión humana, VAITS busca atraer, mantener y retener el talento humano que la Sociedad necesita para desarrollar su gestión, alcanzar su visión y lograr el desarrollo integral de cada una de las personas que pertenecen a la Sociedad.

4.2.1. Selección e Inducción

4.2.1.1. Selección

El proceso de selección de las personas que se vinculen a VAITS se lleva a cabo a través de una metodología dirigida a conocer y medir, tanto las competencias profesionales de cada candidato, como aquellos aspectos que permitan tener un conocimiento integral de la persona.

Lo anterior con el propósito de asegurar la escogencia de candidatos de alto desempeño y excelente potencial de desarrollo, que exhiban los valores corporativos y el nivel de madurez requerido en las competencias organizacionales, funcionales y gerenciales, con el fin de asegurar el cumplimiento de la estrategia de la Sociedad.

El aspirante a ingresar debe someterse al proceso técnico de selección establecido, que comprende unas entrevistas de preselección, una entrevista psicológica, la realización de pruebas psicotécnicas y la verificación de referencias laborales. El candidato seleccionado debe contar, y por ende acreditar, la experiencia, conocimientos y demás requisitos que exige el cargo, así como también tener las competencias humanas en el nivel estipulado según el rol que desempeñará.

En este proceso deben intervenir y tomar la decisión de selección el área de Talento Humano, el  Gerente supervisor o a cargo del empleado y el Gerente del Gerente a cargo del empleado. Para cargos que reportan a la Gerencia General, deben intervenir el área de Talento Humano, el Gerente General y alguna otra gerencia que le reporta a la Gerencia General para apoyar al Gerente en este proceso.

4.2.1.2. Inducción

Toda persona que ingrese a la Sociedad como empleado debe participar en un programa de inducción integral, el cual es de carácter obligatorio y estará dirigido a obtener una rápida adaptación dentro de la Organización. Es responsabilidad del Gerente a cargo del empleado asegurarse que el empleado tenga una carta de asignación de objetivos para su medición en la evaluación anual de desempeño y que conozca sobre los procesos de la Organización bajo el Sistema Integrado de Gestión, dónde accederlos y cómo participar activamente en su mejoramiento continuo. Todo empleado debe acordar y aceptar su carta de objetivos ya que son fundamentales para el buen funcionamiento del trabajo en equipo de la Sociedad.

4.2.2. Gestión de Desempeño

La gestión de desempeño es un proceso natural inherente a la gestión del talento humano, el cual es aplicado y desarrollado por VAITS con el objetivo de propiciar la planeación, seguimiento y evaluación sistemática y periódica del desempeño individual y grupal de sus funcionarios, así como el aporte de los mismos al logro de los objetivos organizacionales.

Igualmente dicho proceso busca evaluar a cada empleado midiendo el nivel de desarrollo de las competencias que a cada cargo se han asignado, entendiendo como competencias las habilidades, conocimientos y actitudes que cada empleado debe tener, adquirir o desarrollar para desempeñar su cargo, bien sean de carácter organizacional, gerencial o específicas de un determinado cargo.

Igualmente a través del proceso de gestión de desempeño se exige el compromiso de todos los trabajadores con los resultados esperados y la creación de un ambiente de confianza y comunicación para la definición de metas. Se debe hacer un seguimiento al avance periódico de resultados, a los planes de mejoramiento personal y grupal, y finalmente, se lleva a cabo un proceso de evaluación y retroalimentación al finalizar el período.

Todas las personas que se vinculen laboralmente a la Sociedad tienen una evaluación antes de finalizar el período de prueba, la cual permite evaluar su gestión y conocer si el nuevo trabajador se ha adaptado o no al cargo y a la Sociedad.

4.3. Criterios de Remuneración

La remuneración de los empleados se fundamenta en criterios de equidad interna y competitividad dentro del mercado, en función del rol y el aporte a la empresa de cada cargo. La Gerencia General y el área de Talento Humano deberán velar por contar con información del mercado y fijar unas tablas de remuneración y de rangos para cada cargo. Los rangos dependerán del nivel de experiencia y desempeño de cada empleado en el cargo. La información sobre salarios es clasificada como estrictamente confidencial y personal en la empresa.

TITULO QUINTO: DE LA CONDUCTA DE LA ADMINISTRACIÓN

5.1. Control

Los controles en la Organización se clasifican en dos clases, dependiendo de su naturaleza: externo e interno.

5.1.1. Control Externo

5.1.1.1. Revisoría Fiscal

5.1.1.1.1. Nombramiento

La Sociedad tiene un Revisor Fiscal con su respectivo suplente, quien lo reemplaza en sus faltas absolutas, temporales o accidentales. El Revisor Fiscal es elegido por la Asamblea General de Accionistas, conforme al procedimiento establecido en la ley y los estatutos, para períodos de un año, pudiendo ser reelegido indefinidamente y removido en cualquier tiempo.

5.1.1.1.2. Requisitos para el nombramiento

En la evaluación objetiva de ofertas se tienen en cuenta aspectos tales como alcance de los servicios ofrecidos, costos y honorarios y experiencia.

5.1.1.1.3. Remuneración

La Asamblea General de Accionistas fija la remuneración que se le asignará al Revisor Fiscal para cada período anual. Así mismo, la Asamblea de Accionistas ordena las apropiaciones técnicas y humanas que el Revisor Fiscal requiera para el correcto desempeño de sus funciones.

5.1.1.1.4. Funciones y Responsabilidades

El Revisor Fiscal tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

(i)  Cerciorarse de que las operaciones que se celebren se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.

(ii)  Dar cuenta por escrito a la Asamblea General de Accionistas, a la Junta Directiva o al Representante Legal, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.

(iii) Colaborar con las entidades gubernamentales y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.

(iv) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la Sociedad, y porque se conserven debidamente la correspondencia y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones, necesarias para tales fines.

(v)   Inspeccionar asiduamente los bienes de la Sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.

(vi)  Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.

(vii) Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los Estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Asamblea General de Accionistas.

5.1.1.1.5. Inhabilidades e incompatibilidades

Además de las inhabilidades e incompatibilidades señaladas en la ley y en los Estatutos, no pueden ser revisores fiscales los socios de la Sociedad ni su contador ni quienes tengan vínculos de matrimonio, unión marital de hecho o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los administradores y funcionarios directivos de la Sociedad.

5.1.2. Control Interno

El Sistema de Control Interno de VAITS se lleva a cabo con base en los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión.

El Autocontrol se refiere a la capacidad de todos y cada uno de los funcionarios de la Organización, independientemente de su nivel jerárquico para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades.

El principio de Autorregulación se refiere a la capacidad de la Organización para desarrollar en su interior y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento del Sistema de Control Interno, dentro del marco de las disposiciones legales aplicables.

La Autogestión apunta a la capacidad de la Organización para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento.

Los Gerentes con personal a cargo son responsables de supervisar y hacer cumplir a sus subordinados los procesos, las normas, conductas y el reglamento de trabajo. Deben hacer llamados de atención cuando sea necesario y apoyarse con el área de talento humano para documentar acciones disciplinarias.

La Gerencia Administrativa velará por el adecuado uso de los sistemas de información y recursos de la empresa y por el seguimiento y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG), conduciendo auditorías internas y velando por la revisión y tomas de acción de todas las no conformidades que se reporten al sistema.

TITULO SEXTO: DE LOS ACCIONISTAS

6.1. Identificación de los accionistas

La Sociedad posee un libro de registro de accionistas inscrito en la Cámara de Comercio de Bogotá, en el cual se anotan los nombres de los accionistas, cantidad de acciones que a cada cual corresponde, el título o títulos con sus respectivos números, las enajenaciones y traspasos, prendas, usufructos, embargos y demandas judiciales, así como cualquier otro acto sujeto a inscripción.

Los datos consignados en el libro de registro de accionistas, son consultables por los accionistas de la Sociedad con finalidades únicas de información y no pueden ser utilizados para fines diferentes o externos a la información directa de los mismos.

La Secretaría General de la Sociedad realiza las anotaciones correspondientes a los suscriptores de las acciones y lleva la teneduría del libro de registro de accionistas.

6.2. Derechos y Obligaciones

VAITS reconoce la importancia de sus accionistas y, en tal sentido, no solo busca obtener la rentabilidad de su inversión y el incremento del valor de la Sociedad, sino también garantizar el cabal ejercicio de sus derechos y un recto cumplimiento de sus obligaciones.

6.2.1. Derechos políticos y económicos y normas sobre votaciones

Todas las ACCIONES TIPO A.- ACCIONES CON DERECHOS ECONÓMICOS y las ACCIONES TIPO B. ACCIONES CON DERECHOS POLÍTICOS de VAITS conceden derechos e imponen obligaciones a sus titulares, conforme lo disponen los estatutos sociales.

La adquisición de una acción TIPO A o TIPO B de la Sociedad significa, de pleno derecho, la adhesión a sus Estatutos y a las decisiones de la Asamblea General de Accionistas.

Todos los accionistas con ACCIONES TIPO B tienen facultad para participar y votar en las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas, respecto de todos los temas que se traten en ellas y revisar los libros de comercio y demás documentos de la Sociedad a fin de ejercer el derecho de inspección dentro del tiempo estipulado en la ley y los estatutos.

Cada una de las acciones inscritas en el Libro de Registro de Acciones dará derecho a un voto en la Asamblea de Accionistas. Por consiguiente, cada accionista podrá emitir tantos votos cuantos corresponden a las ACCIONES TIPO B que posea.

Así mismo, todas las ACCIONES TIPO A tiene derecho a recibir como dividendo una parte de las utilidades de la Sociedad, en proporción a las acciones que posea en la misma y el derecho a suscribir acciones ya sea por una emisión de acciones o por una oferta realizada por otro accionistas y el derecho a enajenar las acciones con prima si la hubiere, lo que otorgará al accionista enajenante un mayor valor por concepto del reconocimiento que tiene la Sociedad en el medio.

6.2.2. Trato Equitativo

La Sociedad tiene la obligación de dar el mismo trato a sus accionistas en cuanto a petición, reclamación e información, independiente del valor de su participación o del número de acciones que representen.

6.2.3. Obligaciones

Los accionistas tienen la obligación de actuar con lealtad frente a la Sociedad y deben abstenerse de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista conflicto de interés. Igualmente se abstendrán de revelar a terceros la información de la Sociedad o relativa a ella, que hayan conocido en ejercicio de sus derechos, así como de utilizarla para obtener provecho propio o ajeno, distinto al derivado de la ejecución legítima de los derechos inherentes a su calidad de accionista. Así mismo deberán actuar siempre bajo el principio de la buena fe y buscando siempre proteger el interés de la Sociedad y de los demás accionistas.

TITULO SÉPTIMO: DE LOS PROVEEDORES

Para el establecimiento de relaciones comerciales y contractuales con proveedores y contratistas, VAITS tiene en cuenta y aplica los principios de transparencia, economía, libre concurrencia, objetividad, experiencia y respeto por las marcas y propiedad industrial.

Las decisiones de contratación se basan principalmente en el análisis de las condiciones técnicas, comerciales y económicas que sean más favorables para VAITS. Los proveedores tendrán la posibilidad de hacer negocios con VAITS cuando sus productos o servicios cumplan con dichas condiciones, sin que condicionamientos subjetivos y personales de quien interviene en la decisión puedan desvirtuar esos criterios.

En el evento en que alguna de las personas que participa en un proceso de contratación, ya sea en la selección de oferentes o en cualquier etapa de su ejecución, tenga algún vínculo de parentesco, amistad o relación comercial con cualquiera de los oferentes de dicho proceso o con sus empleados, se debe abstener de participar en el mismo.

Cuando el conflicto de interés sea de un accionista o del Gerente General, éste debe llevar la consideración de la situación a la Junta Directiva o a la Asamblea General. La Asamblea General debe decidir por unanimidad para resolver cualquier conflicto de interés, en caso de no existir unanimidad, la Junta Directiva deberá decidir con los miembros externos excluyéndose de participar en la decisión los que sean accionistas.

TÍTULO OCTAVO: MECANISMOS DE RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

VAITS cuenta con mecanismos de resolución de controversias para promover las relaciones comerciales y facilitar la convivencia entre los accionistas, administradores, grupos de interés y empleados de la Sociedad.

Con estos mecanismos se pretende resolver de manera ágil, económica y especializada las controversias derivadas de las relaciones entre: la Sociedad y sus grupos de interés, los empleados, y entre éstos y los ejecutivos clave, entre accionistas, y en general, para la solución de controversias derivadas del Gobierno Corporativo.

Los conflictos que se presenten entre o con los empleados deberán ser tratados con el apoyo del área de Talento Humano y convocar los comités que correspondan de ley. Deberá documentarse y seguirse con todo el respeto y transparencia los procesos para asegurar los derechos de réplica y sana controversia preservando los valores y principios de la empresa.

Los conflictos que se presenten entre la Sociedad y sus accionistas, se intentarán solucionar: en primera instancia, por la vía del arreglo directo; en segunda instancia mediante un Tribunal de Arbitramento conforme se dispone en los estatutos sociales y en la ley.

TITULO NOVENO: CONFLICTOS DE INTERES

9.1 Situaciones que pueden dar lugar a conflictos de interés

Debido a la imposibilidad de describir todos los potenciales conflictos de interés, VAITS confía en el compromiso, transparencia, buen criterio y la buena fe de sus empleados, como elemento esencial para el manejo de sus asuntos personales y profesionales y para el manejo de las situaciones que conlleven conflicto de interés.

9.2. Procedimiento para el manejo, administración y resolución de situaciones que pudieren dar lugar a conflicto de interés

VAITS considera que aquellas situaciones que pudieran dar lugar a conflictos de interés deben ser administradas y resueltas de acuerdo con las características particulares de cada caso. Toda situación que presente duda en relación con la posible existencia de un posible conflicto de interés, deberá atenderse como si éste existiera.

Los conflictos de interés pueden clasificarse en permanentes y esporádicos. Se entenderá que un conflicto de interés es de carácter permanente cuando la persona se encuentre en una inhabilidad, incompatibilidad para ejercer el cargo o se encuentre impedido para tomar decisiones relacionadas con el conjunto completo de operaciones de la Sociedad. Los demás conflictos de interés se entenderán como esporádicos.

VAITS no designará como sus administradores a personas que se encuentren en una situación de conflicto de interés permanente, cuando dicho conflicto permanente esté relacionado con funciones esperadas de su cargo.

Las personas que se encuentren frente a un posible conflicto de interés o consideren que pueden encontrarse frente a uno, deberán proceder de conformidad con lo establecido en las siguientes disposiciones:

    – Directores y Representante Legal

Cuando un Director (miembro de Junta Directiva) encuentre que en el ejercicio de sus funciones puede verse enfrentado a un posible conflicto de interés originado en situaciones personales o de sus vinculados, lo informará de inmediato a los demás miembros de la Junta a más tardar en la siguiente reunión de junta y en todo caso, se abstendrá de participar en la discusión y decisión del asunto que genere la situación de conflicto de interés. La decisión relacionada será tomada por los demás miembros directores de la Junta Directiva.

En los casos en que Representante Legal o quien haga sus veces pueda verse enfrentado en un posible conflicto de interés originado en situaciones personales o de sus vinculados, éste deberá informar del mismo, inmediatamente a la Junta Directiva de la respectiva Sociedad, quien orientará el manejo de la situación y su escalamiento a la Asamblea General de Accionistas.

No toda abstención en la toma de decisión podrá ser calificada como un conflicto de interés de los Directores o del Representante Legal.

    – Empleados

Como regla general, se establece que quien se encuentre ante un posible conflicto de interés y deba tomar una decisión, deberá abstenerse de participar en la misma y elevar el caso al superior jerárquico, lo anterior, sin perjuicio de los casos en que la Sociedad establezca mecanismos encaminados a administrar el conflicto de interés o establezca la inexistencia del eventual conflicto. En cualquier evento en el que un empleado, distinto del Representante Legal, encuentre que en el ejercicio de sus funciones o por la relación que tenga con sus partes relacionadas o vinculados pueda verse enfrentado a un posible conflicto de interés, informará de tal situación, en forma inmediata, a su superior jerárquico, quien  evaluará preliminarmente la existencia del eventual conflicto de interés y, en caso de considerar que se está ante el mismo, adoptará mecanismos encaminados a administrar el conflicto. Ante la duda respecto de la forma de resolver el conflicto de interés este será escalado al Representante Legal, quien estudiará la situación y determinará la forma de administrar el mismo.

Tratándose de situaciones que vinculen a un funcionario de la alta gerencia, la competencia se radicará en la Junta Directiva.

En todo caso si un empleado llegaré a considerar que existe una situación que en atención a su particularidad, relevancia o impacto amerita ser puesta en conocimiento de la Asamblea General de Accionistas, radicara la solicitud ante el Representante Legal, quien presentará la situación a este órgano de dirección, con el fin de que se determine si hay lugar a conflicto y se establezca la manera de administrar o solucionar el conflicto.

Toda situación que presente duda con la posible existencia de un conflicto de interés deberá atenderse como si éste existiera.

TITULO DÉCIMO: SITUACIONES PROHIBITIVAS PARA LOS ACCIONISTAS ADMINISTRADORES Y EMPLEADOS

10.1 Para los administradores y empleados

10.1.1 Participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley o a los intereses de la Sociedad, con los cuales se pueda perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o poner en riesgo la reputación de VAITS.

10.1.2 Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad.

10.1.3 Aconsejar la realización de una operación, con base en información privilegiada que conozcan con ocasión de las actividades que desarrolla o en razón de su cargo.

10.1.4 Con ocasión del ejercicio de su cargo, obtener beneficios personales o familiares de proveedores, contratistas, terceros, clientes o usuarios.

10.1.5   Ofrecer, solicitar o aceptar comisiones o cualquier otra forma de remuneración en cualquier transacción o negocio que involucre a VAITS, con el fin de asegurar la efectividad o el resultado de dicha transacción o negocio.

10.1.6 Otorgar descuentos, disminuciones o exenciones de cualquier tipo, fundados en razones de amistad o parentesco o que no correspondan a políticas comerciales de VAITS.

10.1.7 Divulgar información clasificada como confidencial y de uso interno, sobre todo cuando la información ha sido suministrada a la empresa por clientes bajo contratos de confidencialidad.

10.1.8 Administrar de manera personal los negocios de los clientes, por lo tanto no deberán ser asesores, apoderados o representantes de clientes y, en consecuencia, está prohibido realizar operaciones por cuenta de los mismos.

10.2 Para los Accionistas

10.2.1 Siempre que un accionista se encuentre en ejercicio de un cargo como administrador o empleado de la empresa no podrá: (i) cuando este ejerciendo de su cargo como administrador o empleado, actuar, ordenar, decidir, resolver o ejercer sus funciones con su calidad de accionista de la sociedad y deberá hacerlo únicamente en su calidad de administrador o empleado (ii) cuando esté ejerciendo en su calidad de accionista no podrá actuar, ordenar, decidir, resolver o ejercer sus funciones como administrador o empleado de la sociedad y deberá hacerlo únicamente en su calidad de accionista.

10.2.2. Los accionistas que se encuentre en ejercicio de un cargo como administrador o empleado de VAITS, tendrán las mismas situaciones prohibitivas señaladas en este Título en su calidad de administrador o empleado.

 

TITULO UNDÉCIMO: CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO

11.1 Sanciones

Toda violación a los procedimientos y normas contenidas en el presente Código, sea de forma activa o por omisión de sus deberes y obligaciones, acarreará para quien los infringe, la imposición de las sanciones que correspondan en cada caso, de conformidad con lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, y la normatividad vigente, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad de carácter civil o penal a que haya lugar, las cuales serán adelantadas por el representante de la Sociedad.

Para efectos de graduar la sanción, se tomaran en cuenta factores tales como reincidencias, perjuicios para la Sociedad o para los clientes, entre otros.

11.2. Ejecución y cumplimiento

Corresponde a la Junta Directiva y al Representante Legal de VAITS velar por el permanente cumplimiento de las medidas específicas respecto del gobierno de la Sociedad, su conducta y su información, compiladas en el presente Código y en los demás instrumentos que forman parte del mismo.

Corresponde a la Asamblea de Accionistas adoptar todas las reformas a los estatutos de la Sociedad que sean necesarias para implementar lo previsto en este Código. Para el efecto, contará con un plazo máximo de un mes a partir de la adopción del mismo.